В любой современной компании большое значение уделяется работе по стимулированию сотрудников. Одним из направлений такой работы является награждение грамотами, медалями и другими видами поощрений. В крупных холдингах для этого утверждаются соответствующие положения, разрабатываются специальные памятки и формы наградных документов, в штат приняты профессиональные работники с опытом и навыками работы по представлению документов к награждению. В небольших организациях данная работа, как правило, происходит спонтанно: после удачно выполненных проектов, сдачи значимых объектов и т.п. И так как специально обученных кадровиков для решения данных задач на предприятии зачастую нет, у специалистов по управлению персоналом появляется множество вопросов.

Обычно вышеуказанные вопросы можно сгруппировать в три блока: чем будем награждать, как организовать процесс представления документов и почему-то самый трудный – как написать характеристику на кандидата к награждению?

Для определения вида награды попробуем разобраться в сложившейся в настоящее время в нашей стране наградной системе. Многие учебные пособия и информационные площадки предлагают рассматривать эту систему начиная с государственных наград Российской Федерации. Но так как для большинства наших работников госнаграда является высшей формой поощрения, предлагаем рассмотреть этот вопрос «снизу-вверх».

Первичной формой для награждения работника будет награда предприятия: благодарность, грамота, корпоративный знак и т.п. Рекомендуется, чтобы эти корпоративные награды в организации были официально утверждены. В систему корпоративных также входят награды многих крупных холдингов и корпораций страны, например, ОАО «РЖД». То есть, некоторые большие холдинги могут награждать корпоративными наградами не только своих сотрудников, но и сотрудников других предприятий, которые внесли значительный вклад в развитие и деятельность этих крупных корпораций.  С информацией как организовать систему корпоративных наград на своем предприятии, а также с примерами положений о поощрении более подробно можно будет ознакомиться в разделе «Корпоративные награды».

В случае, если рассматриваемый для поощрения работник уже поощрен всеми возможными корпоративными наградами и (или) трудовые свершения трудового коллектива предприятия могут быть высоко оценены федеральными министерствами и ведомствами (агентствами, службами, надзорами) Российской Федерации, он может быть представлен к так называемой «ведомственной награде». Обычно для награждения ведомственной наградой необходимо, во-первых, чтобы деятельность, указанная в уставе организации работника, относилась к сфере, которую регулирует министерство (ведомство), прописанное в положении о ведомстве; во-вторых, чтобы работник ранее был награжден не только корпоративными наградами, но и отмечен хотя бы на уровне органов власти местного самоуправления. Перечень министерств и ведомств Российской Федерации лучше всего искать на их официальных сайтах. Примеры оформления ведомственных наград и другая информация более подробно размещены в соответствующем разделе сайта. 

Еще одной группой в системе наград являются виды поощрения от органов власти субъектов Российской Федерации. В этот же раздел отнесем награды органов местного самоуправления. Строго говоря, органы местного самоуправления не входят в систему государственных органов, но все же муниципальные образования находятся в системе государственно-властных отношений, и исторически сложилось так, что для поощрения губернатором в большинстве случаев необходимо, чтобы кандидат ранее был отмечен главой города или района, в котором отличилась организация. Поэтому для большинства работников награды глав муниципальных образований, органов власти и главы субъекта РФ видятся как поощрения одной группы. Следует отметить, что работа по представлению к наградам субъектов РФ является наиболее затруднительной для кадровиков предприятий. Это происходит в том числе и потому, что в каждом муниципалитете, администрации края или области есть свои, не похожие друг на друга структуры, отвечающие за работу по награждению, сайты органов власти, на которых можно найти информацию о наградах также очень различаются. Так как информация о региональных наградах часто изменяется и количество их очень велико, лучше всего узнавать о них на сайтах органов власти или на информационных правовых порталах. Более подробная информация изложена в разделе «Награды субъектов РФ».

Рассмотрев первые три вида наград, следует сразу отметить одну немаловажную их особенность. Многие из прошлого опыта помнят, что награждение может быть не только моральным стимулом, но и помочь получить материальные и денежные льготы. История нашей страны имеет много таких примеров. Так, для кавалеров орденов СССР были льготы, установленные в 1931 году и отмененные «по просьбе награжденных» в 1947 году (можно ознакомиться в разделе «Корпоративная культура» файл «Один из интересных фактов истории»). В настоящее время, с этой точки зрения, является важной информация: какая из наград (при наличии трудового стажа) дает право на присвоение звания «Ветеран труда». Что касается ведомственных наград, то с 2016 года в каждом министерстве установлена только одна награда, дающая право на присвоение звания «Ветеран труда», и получить ее достаточно трудно. Региональные власти для присвоения «Ветерана труда» региона устанавливают свои перечни наград, например, для получения «Ветерана труда Смоленской области» необходимо награждение Почетной грамотой Администрации Смоленской области и Смоленской областной Думы или Почетной грамотой Администрации Смоленской области и Смоленской областной Думы, либо награждение в соответствии с областным законом от 27 ноября 2003 года N 87-з "О наградах и почетных званиях Смоленской области" (далее - областной закон "О наградах и почетных званиях Смоленской области") почетным знаком "За заслуги перед Смоленщиной", или Почетной грамотой Смоленской области, или Почетной грамотой Смоленской областной Думы, или Почетной грамотой Администрации Смоленской области, либо присвоение в соответствии с указанным областным законом почетного звания Смоленской области "Почетный гражданин Смоленской области".

Наличие корпоративных наград права на присвоение звания «Ветеран труда» не дает. Однако некоторые организации сохранили или ввели свои специальные льготы кавалерам своих наград, как, например, льготы для награжденных Знаком «Почетный железнодорожник ОАО "Российские железные дороги».

Ну и, конечно, награждение государственной наградой (плюс трудовой стаж) будет достаточным основанием для присвоения звания «Ветеран труда».

Все, что необходимо знать о государственных наградах для принятия решения о награждении и о подготовке документов, размещено на сайте http://award.gov.ru/. Конечно имеются множество нюансов при представлении документов к госнаграде, но их целесообразно рассматривать в каждом конкретном случае. Подробнее - в разделе нашего сайта «Государственные награды».

Не многие кадровики знают, что существуют еще награды Правительства Российской Федерации (положения и форма представления в разделе «Награды Правительства РФ и ведомственные награды»). При этом необходимо четко разделять «государственные награды» – регламентированные Указом Президента РФ от 7 сентября 2010 г. № 1099 и все остальные, хотя некоторые иногда «по старой памяти» ошибочно называют госнаграды «правительственными».  

Теперь коротко об организации процесса представления документов. Инициатива о представлении к награждению может идти от руководителя предприятия, в том числе после успешно завершенного проекта, в связи с юбилеем предприятия или кандидата к награждению; руководства вышестоящей организации, внешнего заказчика проекта, руководителей органов власти, ведомств и других уполномоченных для этого должностных лиц. Но решение (подпись в наградном листе) практически всегда остается за руководителем юридического лица. В любом случае, если предстоит награждение за трудовые достижения, руководство должно рассказать кадровику, что организация и представленные к награде работники действительно добились высоких производственных результатов. Далее необходимо выбрать вид награды, найти форму соответствующего представления (ходатайства, наградного листа), уточнив детали оформления: шрифты, поля, количество листов и страниц и т.п. Следует определить, какие должностные лица предприятия обязаны подписать документы и с кем в дальнейшем организация должна их согласовывать. Обычно к ведомственным и государственным наградам требуются дополнительные справки как на награждаемого (например, об отсутствии судимости), так и по вопросам деятельности предприятия, которые лучше заказать заранее. Если после решения всех вышеуказанных вопросов не осталось сомнений в целесообразности представления документов, начинайте оформлять представление. Обычно заполнить персональные данные представляемого не составляет проблем, поэтому лучше начать с составления характеристики (если она требуется).

Характеристика представляемого к награждению должна соответствовать требованиям, изложенным в положении о поощрении, и может отличаться в зависимости от вида награды. Однако в целом требования к ней почти всегда одинаковые. Примерный вид характеристики приведен в прилагаемом файле «характеристика». Но, как показывает опыт, большинство работников по персоналу испытывают большие трудности при описании как личных, так и трудовых заслуг сотрудников. И если для грамотного описания личных достижений можно попробовать что-то «позаимствовать» в сети интернет, попросить помочь, например, бывшего учителя русского языка и т.п., то для изложения трудовых заслуг кадровику придется вникнуть в должностную инструкцию работника, изучить экономические и производственные итоги деятельности его подразделения и предприятия в целом.

Подготовка наградных документов обычно требует от специалиста по управлению персоналом достаточно больших знаний и опыта, и мы рады если наш проект сможет помочь Вам в этой работе.